Copropriété : les obligations d’information après l’assemblée générale


Le syndic de copropriété doit afficher les décisions prises en assemblée générale dans un délai de trois mois. Les informations à caractère personnel doivent être anonymisées. Certaines décisions ne doivent pas être diffusées, notamment en cas de contentieux ou de saisie.  

Comment le syndic doit informer les habitants de la copropriété après une assemblée générale

La transparence gagne du terrain dans les copropriétés. Un décret d’application de la loi Alur publié au Journal Officiel du 17 décembre 2015 fixe les modalités selon lesquelles les habitants doivent être informés des décisions prises en assemblée générale. Un décret ultérieur, daté du 31 décembre 2015, prévoit également les modalités de consultation des justificatifs des charges avant la tenue de l’assemblée. 

Ces règles, qui entrent en vigueur à compter du 1er avril 2016, doivent permettre d’assurer l’information de tous les occupants, c’est-à-dire les copropriétaires occupants mais également les bailleurs et les locataires. Pour rappel, ces derniers ne peuvent pas participer aux votes en assemblée générale ou aux réunions du conseil syndical et sont donc exclus de toute prise de décision dans le cadre de la copropriété. Le syndic est à ce titre tenu d’afficher le procès-verbal de l’assemblée générale, comme indiqué dans le modèle-type de contrat de syndic.

• Avant l’assemblée générale, la consultation des justificatifs de charges

Afin de préparer l’assemblée générale, le syndic doit garantir l’accès aux justificatifs des charges facturées aux copropriétaires. Entre l’envoi de la convocation et la tenue de l’assemblée, ces pièces (originaux ou copies) doivent pouvoir être consultées durant un jour ouvré minimum. « Le syndic fixe le lieu de la consultation des pièces justificatives des charges, soit à son siège, soit au lieu où il assure habituellement l’accueil des copropriétaires, le ou les jours et les heures auxquels elle s’effectue », précise un décret publié au Journal Officiel du 31 décembre 2015. Ces indications doivent être précisées sur la convocation à l’assemblée. Les syndics professionnels doivent également inscrire les jours et heures de consultation dans leur contrat.

A noter que les copropriétaires peuvent demander une copie des pièces justificatives. Copie qui pourra leur être facturée par le syndic.

• 3 mois pour afficher les décisions

Le cabinet dispose d’un délai de trois mois après chaque assemblée générale pour afficher les décisions votées par les copropriétaires « à l’emplacement prévu à cet effet » selon les termes du décret. A défaut, le document doit être déposé dans chacune des boîtes aux lettres « ou remis selon les modalités habituellement utilisées dans la copropriété pour la remise des courriers ».

• Les informations à transmettre

La loi spécifie que les délibérations de l’assemblée générale « susceptibles d’avoir des conséquences sur les conditions d’occupation de l’immeuble et sur les charges des occupants » doivent être communiquées à tous. Il s’agit des décisions relatives :

– A la maintenance et l’entretien de l’immeuble, aux travaux « de toute nature » et à la préparation de ces travaux (diagnostics, audits, études techniques) ;
– A la présence du personnel ou de prestataires.

« Lorsque ces décisions comprennent des informations à caractère personnel, il est procédé à l’anonymisation de leur contenu », précise le décret.

• Les informations à ne pas communiquer

Certaines délibérations sont exclues de cette obligation, à savoir celles visant une saisie immobilière, un contentieux opposant un ou plusieurs copropriétaires au syndicat et les prestations de gestion confiées au syndic ou pour lesquelles il est mandaté.

A savoir : Si le gardien, le concierge ou un employé d’immeuble est licencié, les habitants ne doivent pas en être informés avant que celui-ci ne reçoive une lettre lui notifiant la cessation de fonction.

 
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