Copropriété : notifications et mises en demeure par mail autorisées


Un décret publié au Journal Officiel du 23 octobre 2015 autorise les syndics de copropriété à transmettre les notifications et mises en demeure aux copropriétaires par mail. Ces derniers devront donner expressément leur accord et pourront le retirer à tout moment.  

Les copropriétés passent au numérique

Encore du nouveau pour les copropriétés. Après la simplification de l’achat d’un lot en septembre, un décret publié au Journal Officiel du vendredi 23 octobre 2015 fixe les conditions dans lesquelles les copropriétaires peuvent désormais recevoir des notifications et mises en demeure de leur syndic par mail, plutôt que par courrier recommandé. Cette initiative doit permettre de réduire les coûts supportés par les copropriétaires (photocopies, affranchissement des courriers…) « liés notamment aux frais d’envoi des convocations d’assemblée générale, de notifications de procès-verbaux d’assemblées générales et de mises en demeure ». Par ailleurs, le décret supprime également les transmissions par voie de fax, « cette technique de notification n’offrant qu’un faible niveau de sécurité juridique ».

Le copropriétaire doit être d’accord

Il faut souligner que la dématérialisation des envois ne peut pas être imposée au copropriétaire par le syndic. Il doit en effet donner expressément son accord au cours d’une assemblée générale ou le signifier au syndic par lettre recommandée, papier ou électronique. De même, « le copropriétaire peut à tout moment notifier au syndic, par lettre recommandée avec demande d’avis de réception ou par lettre recommandée électronique, qu’il n’accepte plus d’être rendu destinataire de notifications ou de mises en demeure par voie électronique ».

Si le copropriétaire accepte les notifications et mises en demeure par mail, « le délai qu’elles font courir a pour point de départ le lendemain de l’envoi au destinataire ». Lorsque l’expéditeur ou le destinataire exige la présentation d’une lettre recommandée électronique imprimée sur papier avec demande d’avis de réception, le délai court à partir du lendemain de la première présentation de celle-ci.

Dans un communiqué diffusé mardi 27 octobre, l’Association des responsables de copropriété (ARC) estime qu’il « faudra vérifier si la parution de ce décret va permettre d’atteindre les objectifs escomptés » en termes de réduction des charges de copropriété. L’association pointe notamment la réduction des honoraires du syndic liée à la diminution du nombre de photocopies, facturées « entre 0,20 et 0,50 euro la page », ainsi que la facturation des notifications pour leur coût réel, « sans prendre de marge, comme cela est le cas actuellement pour l’affranchissement postal ». Enfin, l’ARC affirme qu’il faudra être attentif à ce que les syndics n’appliquent pas la dématérialisation sans le consentement exprès des copropriétaires.

 

Les actes pouvant être transmis par mail

Une note d’analyse publiée par l’Agence nationale d’information sur le logement (Anil) mercredi 28 octobre 2015 récapitule les notifications pouvant être adressées par mail par les syndics, les copropriétaires eux-mêmes et le président du conseil syndical.

Les copropriétaires qui l’acceptent peuvent par exemple recevoir les actes suivants de la part du syndic :
– Convocation à l’assemblée générale ;
– Procès-verbal de l’assemblée générale ;
– Droit de priorité lors de la vente d’une place de parking au sein de la copropriété ;
– Mise en demeure de payer.

Dans l’autre sens, un copropriétaire peut envoyer les éléments suivants, entre autres, par voie dématérialisée à son syndic :
– Mise à l’ordre du jour de l’assemblée générale d’une question ou d’un point ;
– Notification de participation à un emprunt collectif ;
– Convocation à l’assemblée générale (par le conseil syndical ou au moins 25% des copropriétaires) ;
– Mise en demeure de convoquer une assemblée générale (adressable au syndic ou au président du conseil syndical) ;
– Notification par des copropriétaires qui n’ont pas voté en faveur de la réalisation de travaux d’amélioration d’échelonner leur paiement sur dix ans.