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Pour poser des jours de congés payés, un salarié doit nécessairement avoir l’accord de son employeur. Il doit également composer avec des contraintes légales et n’est pas totalement libre de choisir les dates de ses vacances. Mais il peut aussi obtenir des jours de congés supplémentaires dans certains cas.

Sommaire

Les règles pour poser des congés payés
Les jours de congés supplémentaires
Le report des jours de congés non pris 

Les règles pour poser des congés payés

L’employeur peut refuser les congés du salarié

En premier lieu, il faut savoir que le salarié ne peut pas choisir seul ses jours de congés payés. L’employeur doit obligatoirement valider les dates et le nombre de jours souhaités et peut refuser d’accepter la demande de l’employé. Ce refus doit toutefois être justifié : l’employeur peut faire valoir une forte activité à ce moment-là ou la nécessité d’assurer le service lorsque le congé demandé par le salarié obligerait l’entreprise à fermer ses portes par exemple.

A savoir : l’employeur ne peut pas s’opposer aux congés payés posés pour un évènement familial (voir plus loin).

Délai de prévenance du salarié

Il n’existe pas de date-limite ou de délai particulier s’imposant à l’employé qui souhaite poser des jours de congés payés. De même, le Code du travail ne prévoit aucune formalité particulière (document spécifique à remplir par exemple) pour adresser la demande à l’employeur.

Le choix des dates de congés

L’ordre des départs en congés peut être fixé selon un accord d’entreprise. Celui-ci peut instaurer des priorités pour certaines catégories d’employés par exemple. S’il n’existe pas d’accord interne à l’entreprise, un accord ou une convention dit « de branche » peut être en vigueur. A savoir, un texte qui régit l’ensemble des entreprises d’un même secteur, par exemple, le secteur de l’assurance.

Si aucun accord collectif ne définit l’ordre des départs en congés, l’employeur doit s’en charger. Le cas échéant, il consulte préalablement le comité d’entreprise ou les représentants du personnel. Il doit s’appuyer sur les critères de priorité suivants :

- La situation de famille du salarié : les congés du conjoint marié ou partenaire de Pacs doivent être pris en considération, de même que la présence d’un enfant ou d’une personne à charge (adulte handicapé, personne âgée en perte d’autonomie).
- Son ancienneté au sein de l’entreprise
- Le cas échéant, l’activité du salarié dans une autre entreprise (ou plusieurs).

A savoir : les conjoints mariés ou pacsés travaillant dans la même entreprise ont la possibilité de prendre des congés simultanés.

Une fois déterminé, l’ordre des départs en congé doit être communiqué aux salariés au moins un mois avant leurs vacances. Les dates ne peuvent pas être modifiées par l’employeur moins d’un mois avant la date prévue du départ en congés, sauf circonstances exceptionnelles. Il peut s’agir du remplacement d’un salarié décédé ou d’un impératif économique de nature à sauvegarder l’entreprise et les emplois.

A savoir : à partir du 1er janvier 2017, l'employeur pourra modifier l'ordre des congés payés moins d'un mois avant le départ du salarié. Une nouveauté introduite par la loi Travail du 8 août 2016. 

La répartition des congés payés

Au-delà de la négociation avec l’employeur, la loi impose d’autres contraintes aux salariés. Il en existe deux principales :

- Il n’est pas possible de poser plus de 24 jours ouvrables ou quatre semaines de congés payés d’affilée.
- Tout congé d’une durée de douze jours ouvrables ou moins doit être continu, c’est à dire sans être interrompu par des jours de travail avant sa fin.
- L’employeur peut obliger le salarié à poser sa cinquième de congés payés en dehors de la période allant du 1er mai au 31 octobre (voir plus loin).

Il existe cependant des dérogations à l’impossibilité de poser plus de 24 jours ouvrables consécutifs pour les employés qui font face à de grandes contraintes géographiques ou qui vivent avec une personne handicapée (enfant, adulte) ou en perte d’autonomie.

Le cas particulier du salarié nouvellement arrivé

En théorie, un salarié qui vient d’intégrer une entreprise n’a pas pu accumuler de jours de congés à prendre. Normalement, il acquiert 2,5 jours ouvrables par mois travaillé et 30 jours durant la période de référence, c’est-à-dire une année complète (1er juin au 31 mai en règle générale).

Pour aller plus loin, notre article sur le calcul des jours de congés payés

Néanmoins, les nouveaux employés vont avoir la faculté de poser des jours de congés payés par anticipation, sans attendre d’avoir constitué leur « réserve » de 30 jours. Ils pourront ainsi prendre des jours qu’ils ont acquis depuis leur arrivée avant la fin de leur première année dans l’entreprise. Cette nouveauté issue de la loi El Khomri entre en vigueur au 1er janvier 2017. L’accord de l’employeur reste indispensable.

A savoir : l’employeur ne doit pas imposer de congés payés anticipés à un salarié. Il peut lui proposer mais doit respecter le refus de l’employé. Si les congés anticipés sont imposés en dépit du respect de la loi, l’employé peut demander à être indemnisé à ce titre.

Les jours de congés payés supplémentaires

Le fractionnement des congés payés et ses dérogations

Dans toute entreprise, il existe ce que l’on appelle la période ordinaire des congés payés. Celle-ci s’étale au minimum du 1er mai au 31 octobre. La durée précise de cette période est fixée selon l’usage en vigueur dans l’entreprise, un accord collectif (d’entreprise ou de branche) ou par l’employeur lui-même, après consultation des représentants du personnel le cas échéant. Les dates de début et de fin de la période ordinaire des congés payés doivent être communiquées aux employés au moins deux mois avant son ouverture.

A savoir : la loi Travail assure la prédominance des accords d'entreprise en la matière.

Les jours posés durant la période ordinaire, pour les vacances d’été notamment, ne présentent aucune particularité significative : l’employé prend ses congés, ils sont décomptés normalement (un jour pris = un jour en moins) et ne donnent pas droit à des jours de repos en plus.

A l’inverse, un salarié peut obtenir des jours de congés payés supplémentaires s’il pose une partie des quatre premières semaines de congés payés (24 jours ouvrables) en dehors de cette période ordinaire sur demande de son employeur : c’est ce que l’on appelle le fractionnement des congés payés. Plus précisément, l’employeur peut demander au salarié qui souhaite poser plus de douze jours ouvrables durant la période ordinaire de fractionner ce congé en plusieurs périodes.

Dès lors qu’une partie des quatre premières semaines de congés n’a pas été prise d’ici la fin de la période ordinaire, les jours restants sont retenus pour l’attribution de congés supplémentaires.

A savoir : la cinquième semaine de congés payés n’est pas prise en compte dans ce calcul et ne permet pas de générer des jours de repos en plus.

Les règles de calcul du nombre de jours supplémentaires attribués dépendent des accords et conventions d’entreprise ou de branche le cas échéant. Si rien de tel n’est prévu, ils sont calculés de la sorte :

- Deux jours ouvrables de congés payés en plus pour six jours ou plus de congés en dehors de la période ordinaire.
- Un jour ouvrable supplémentaire pour la pose de trois à cinq jours de congés en dehors de la période ordinaire.

Exemple
Un salarié dispose de cinq semaines de congés payés à poser. Il pose quatre semaines entre le 1er mai et 31 octobre. Son employeur lui demande de décaler une semaine (six jours ouvrables) au-delà du 31 octobre. Le salarié accepte et peut donc obtenir deux jours ouvrables de congés supplémentaires, au titre des six jours posés en dehors de la période ordinaire, sauf dérogation particulière.

Il est néanmoins possible de déroger à cette règle avec l’accord individuel écrit (de préférence) du salarié. Concrètement, l’employeur lui permet de poser une partie de ses congés en dehors de la période légale comme il le souhaite en contrepartie d’une renonciation aux jours de congés supplémentaires. Il existe des dérogations du même type dans de nombreux accords collectifs.

Mères de famille

Les mères de famille salariées peuvent obtenir deux jours de congés payés supplémentaires par enfant à charge. Le cumul du congé annuel et des jours supplémentaires ne doit cependant pas dépasser un total de 30 jours ouvrables, soit cinq semaines de congés payés par an. Concrètement, une mère de famille qui dispose déjà de cinq semaines sur une année ne récupère pas de congés payés supplémentaires.

Jeunes et étudiants salariés

Les jeunes salariés (moins de 21 ans au 30 avril de l’année précédente) peuvent demander un congé de 30 jours ouvrables, indépendamment de leur ancienneté et des jours qu’ils ont accumulé depuis leur arrivée dans l’entreprise. Autrement dit, ces 30 jours s’ajoutent aux congés payés « normaux ». Mais les jeunes salariés ne touchent aucune indemnité durant ces 30 jours, contrairement aux congés payés qu’ils ont engrangés mois après mois.

Les étudiants salariés bénéficient pour leur part de jours supplémentaires afin de préparer un examen. Ils ont droit à cinq jours ouvrables de congés supplémentaires pour chaque tranche de 60 jours ouvrables travaillés. Ce congé supplémentaire doit être posé dans le mois précédant l’examen. Pendant cette période d’arrêt de travail, les étudiants salariés ne sont pas rémunérés par l’entreprise.

A savoir : les étudiants salariés peuvent cumuler leurs congés payés « classiques » avec les jours supplémentaires dédiés aux moins de 21 ans et ceux accordés pour la préparation des examens.

Congés conventionnels

Certains accords collectifs prévoient des jours de congés supplémentaires au titre de l’ancienneté. C’est le cas par exemple de la convention collective des avocats et de leur personnel. Il convient de consulter la convention collective ou tout accord collectif applicable pour savoir si vous avez droit à de tels congés supplémentaires.

Les congés pour événement familial

Il ne s’agit pas tout à fait de jours de congés supplémentaires mais certains événements familiaux donnent droit à des jours de repos dédiés, à savoir :

- Un mariage : quatre jours pour le mariage du salarié, un seul jour pour le mariage d’un de ses enfants.
- Un Pacs : quatre jours.
- Une naissance ou une adoption : trois jours.
- Un décès : cinq jours pour le décès d’un enfant, trois jours pour celui du conjoint ou pour la disparition d’un parent (frère, sœur, père, mère, beau-père, belle-mère).
- Annonce de l’handicap d’un enfant : deux jours.

A savoir : un accord collectif peut prévoir d’autres cas de congés pour événement familial ou un autre calcul des jours de congés attribués pour ces occasions. Les dispositions d’ordre public détaillées ci-dessus ne prévoient aucun jour de congé dédié au déménagement du salarié (y compris dans le cas d’une mutation professionnelle) ou dans le cas du décès d’un grand-parent.

Le report des jours de congés payés non pris

Un salarié peut se retrouver dans une situation où il n’a pas pu poser l’ensemble des jours qu’il a acquis. Dans ce cas, il peut se mettre d’accord avec son employeur pour organiser le report des jours non pris sur l’année suivante. Autrement dit, l’employeur n’est pas obligé d’accepter. Dans l’autre sens, le salarié ne peut pas être contraint par son patron de reporter ses jours de congés d’une année sur l’autre.

En l’absence d’accord entre les deux parties, les jours non pris sont définitivement perdus. L’employé peut demander un dédommagement dès lors que cette perte est imputable à l’employeur.

A savoir : les salariés de retour d’un congé de maternité ou de paternité ou d’un congé pour adoption qui n’ont pas pu prendre leurs congés payés conservent leurs droits et ne perdent pas les jours acquis.

Par ailleurs, les conventions et accords collectifs applicables à une entreprise peuvent prévoir le report des jours de congés non pris jusqu’au 31 décembre de l’année suivante.