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Personne ne dit non à des congés payés. Savez-vous comment les calculer ? L’employé perçoit-il toujours une indemnité égale à son salaire ? Et que deviennent les congés payés non utilisés à la fin du contrat de travail ? Explications.

Sommaire

Calcul des congés payés
Les indemnités de congés payés
L’indemnité compensatrice à la fin du contrat

Calcul des jours de congés payés

Les congés payés quel que soit le type de contrat

Pour commencer, il faut lever un doute : tous les salariés ont droit aux congés payés. Il suffit de travailler au moins un mois pour le même employeur pour commencer à en bénéficier.

Traduction, les salariés en intérim ou en contrat à durée déterminée (CDD), y compris dans le cadre d’un contrat d’apprentissage ou de professionnalisation, ont droit à des congés payés, au même titre que leurs collègues en contrat à durée indéterminée (CDI). Même chose pour les salariés à temps partiel. Autrement dit, ce n’est pas le temps horaire de travail qui importe.

Dans le cas des intérimaires et des employés en CDD n’ayant pas la possibilité de prendre des congés du fait du régime de congés payés propre à l’entreprise, une indemnité est versée en fin de contrat pour compenser l’absence de congés payés. Son montant correspond à 10% de la rémunération brute perçue (voir plus loin).

A savoir : le calcul des jours de congés payés ne prend pas en compte l’ancienneté de l’employé.

Nombre de jours de congés payés

Un employé doit pouvoir bénéficier d’au moins cinq semaines de congés payés par an : c’est le minimum imposé par la loi depuis 1982.

A savoir : rien n’empêche une entreprise ou un secteur (dans le cadre d’une convention collective) de proposer davantage de jours de congés payés, au-delà du minimum légal. De même, il est possible de prévoir des modes de calcul plus intéressants pour certaines catégories de salariés (seniors, handicapés par exemple) dans le cadre d’un accord d’entreprise ou de branche.

Le calcul des congés payés au fil du temps est le suivant : chaque employé obtient 2,5 jours ouvrables de congés rémunérés pour chaque mois travaillé. Sur une année complète, cela représente un total de 30 jours, soit les cinq semaines imposées par la loi. La période de référence retenue pour déterminer l’année complète court généralement du 1er juin au 31 mai de l’année suivante. Ces dates peuvent cependant être modifiées par un accord d’entreprise ou de branche par exemple. Par ailleurs, des règles particulières (période de référence du 1er avril au 31 mars notamment) s’appliquent dans le BTP et les professions saisonnières ou intermittentes relevant de caisses de congés payés spécifiques.

Pour aller plus loin : Comment poser des congés payés ? 

La prise en compte des absences

Dans certains cas, les employés qui ne peuvent pas travailler continuent d’accumuler des jours de congés payés sur le même rythme (2,5 jours par mois). Les périodes suivantes sont ainsi prises en compte :

- Les congés payés
- Les congés maternité, paternité et d’adoption
- Les congés pour événements familiaux (mariage, Pacs, naissance, enterrement, déménagement…)
- Les congés de formation (bilan de compétences, congé individuel de formation…)
- Les RTT (jours de repos acquis dans le cadre de l’accord d’aménagement du temps de travail)
- Les contreparties de repos obligatoires en échange d’heures supplémentaires
- Les périodes d’arrêt suite à un accident du travail ou de trajet
- Les périodes d’arrêt pour cause de maladie professionnelle dans la limite d’une année ininterrompue
- Le service national (rappel ou maintien).

A l’inverse, les arrêts de travail pour maladie ne sont pas comptabilisés dans le calcul des jours de congés payés. Plus précisément, un jour d’arrêt maladie ne compte pas comme une journée travaillée pour calculer les jours de congés payés de l’employé, « sauf dispositions conventionnelles contraires », précise le site internet du ministère du Travail. En revanche, les arrêts maladie ne peuvent pas être déduits des congés payés : être malade et absent pendant deux jours n’aboutit pas à perdre deux jours de congés payés.

Les jours de grève, ceux de mise à pied ainsi que les congés parentaux à temps plein, ceux de présence parentale et de solidarité familiale, ne sont pris en compte non plus.

Le montant des indemnités de congés payés

Calcul de l’indemnité lorsque l’employé prend des congés

Il existe deux modes de calcul distincts pour évaluer l’indemnité à verser à un salarié pendant des congés payés. L’employeur est tenu de retenir le montant le plus élevé.

A savoir : l’indemnité de congés payés « ne peut être inférieure au montant de la rémunération qui aurait été perçue (…) si le salarié avait continué à travailler » selon le Code du travail (article L3141-24).

Maintien du salaire

La première méthode employée n’est pas très compliquée à comprendre. La règle du maintien de salaire prévoit ainsi de rémunérer le salarié de la même façon pendant ses congés que s’il était à son poste. Autrement dit, l’indemnité versée correspond au salaire qu’il aurait touché s’il avait continué à travailler.

Pour calculer l’indemnité à verser, l’employeur doit s’appuyer sur le salaire versé le mois précédant le congé et la durée de travail réelle (jours et heures ouvrables) qui n’a pas été travaillée par l’employé. La formule de calcul est la suivante :

(Rémunération mensuelle du salarié/heures de travail réelles dans le mois du congé) x heures réelles d’absence

A savoir : cette méthode de calcul est recommandée par la jurisprudence du droit du travail.

La règle du 1/10ème

Plus complexe, cette règle permet au salarié de toucher un dixième de sa rémunération brute totale sur la période de référence, soit son revenu brut annuel pour la période de référence habituelle (1 juin au 31 mai). Le montant correspondant est ensuite multiplié par le rapport du nombre de jours ouvrables ou ouvrés* de congés sur celui de jours de congés acquis durant la période de référence. Soit la formule de calcul suivante :

(Rémunération brute annuelle/10) x (nombre de jours de congés pris/30 ou le nombre de jours acquis par le salarié)

Exemple :
Un employé gagne 24.000 euros bruts au cours de la période de référence retenue par l’entreprise et 2.000 euros par mois. Il travaille habituellement 7 heures par jour et sa société est ouverte du lundi au samedi (5 jours ouvrés). Il prend deux semaines de congés payés (10 jours ouvrés) dans un mois qui compte 22 jours ouvrés.
Maintien de salaire
L’indemnité de congés payés est égale à : (2.000/7x22) x (7x10) = 909,09 euros.
Règle du 1/10ème
L’indemnité selon cette formule s’établit à : (24.000/10) x (10/30) = 800 euros.
Ici, l’employeur devra donc retenir le montant obtenu via la méthode du maintien de salaire.

Les éléments à prendre en compte pour le calcul de la rémunération brute

Pour déterminer la rémunération brute des salariés, il faut prendre en compte les éléments suivants :

- Salaire de base
- Rémunération des heures supplémentaires
- Primes de panier (pour les repas du midi) et de transports, indépendamment des frais réellement supportés
- Prime d’ancienneté
- Primes et gratifications liées à un droit particulier du salarié affectées par la prise de congés (une prime d’objectif par exemple)
- Commissions des commerciaux
- Toute indemnité versée pour des périodes assimilées à du travail réel, comme les indemnités de congés payés.

A l’inverse, il faut exclure les sources de revenus suivantes :

- Remboursements de frais professionnels (forfaitaires ou frais réels)
- Primes exceptionnelles
- Primes non affectées par la prise de congés, comme les primes d’intéressement, de participation ou le 13ème mois
- Indemnités versées pour des périodes non assimilées à du travail effectif.

Calcul de l’indemnité compensatrice de congés payés à la fin du contrat

A la fin de son contrat de travail, l’employé qui n’a pas épuisé les jours de congés payés dont il bénéficiait doit toucher une indemnité à ce titre. Elle est calculée selon les modalités évoquées ci-dessus, si ce n’est que les indemnités versées pour les congés payés déjà pris avant la rupture du contrat ne sont pas prises en compte pour établir la rémunération brute de référence.

Toute rupture de contrat donne droit à cette indemnité : échéance d’un contrat à durée déterminée (ou fin d’un contrat d’apprentissage ou de professionnalisation), rupture conventionnelle, démission, licenciement, rupture de période d’essai… Et ce, qu’elle soit à l’initiative de l’employeur ou de l’employé.

A savoir : la somme débloquée au titre des congés payés non pris s’ajoute aux autres indemnités de rupture du contrat, comme les indemnités de licenciement par exemple. La compensation des jours de congés payés restants au départ du salarié ne diminue donc pas le montant des autres indemnités de fin de contrat.

*Les jours ouvrés correspondent aux jours travaillés dans l’entreprise. Les jours ouvrables définissent tous les jours de la semaine sauf le dimanche et les jours fériés. Le choix entre les deux est fixé dans la convention collective applicable à l’entreprise du salarié.