Pour de nombreuses démarches et formalités, écrire une lettre est préférable à une demande formulée à l’oral, c’est aussi nécessaire dans certains cas et surtout obligatoire dans des circonstances bien précises. D’où l’intérêt de disposer de lettres types gratuites à personnaliser ou de modèles de lettres rédigés par des juristes ou des avocats, à utiliser dans la vie personnelle, la vie professionnelle, auprès des administrations ou des organismes de Sécurité sociale.

Un modèle de lettre simple à envoyer par courrier ou par email ou de lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR) bien rédigée et avec une formule de politesse adaptée est utile pour de nombreux besoins ou décisions importantes comme résilier un contrat d’assurance, un bail ou un abonnement, clôturer un compte bancaire ou d’épargne, démissionner de son travail, demander réparation suite à un préjudice, faire une demande à l’administration ou à un élu (au maire ou au député), faire valoir son droit de rétractation suite à un achat ou à la souscription d’un produit financier ou d’assurance, demander un délai pour le paiement d’une dette ou d’une facture impayée, contester le montant d’une facture, porter réclamation auprès de La Poste, d’un opérateur télécom, d’un magasin ou d’un transporteur (SNCF...)...

Pour écrire une lettre administrative, il faut respecter une forme et des usages. La lettre peut être manuscrite mais pour une question de lisibilité, une lettre rédigée sur un traitement de texte de type Word permet de produire une présentation plus soignée, sans rature. Pour rédiger une lettre à la main ou imprimer la lettre-type, utiliser un papier blanc uni (non quadrillée) est préférable. Le format standard est la feuille A4 (21 x 29,7 cm) pour un grammage de 90 à 110 g/m².
Un modèle de lettre comporte plusieurs parties (dans l’ordre, de haut en bas) :
- nom et adresse de l'expéditeur (en haut à gauche)
- nom et adresse du destinataire (en haut à droite)
- objet de la lettre et/ou référence de la correspondance (quelques lignes sous l’adresse de l’expéditeur)
- commune et date (quelques lignes sous l’objet, ou centrer, ou aligner sur les paragraphes)
- entête (quelques lignes sous la date) : Monsieur ou Madame, Cher Monsieur ou Chère Madame lorsqu’on connaît déjà son interlocuteur
- le texte, en prenant soin de l’orthographe, de la ponctuation (au milieu de la page, en respectant des marges à gauche et à droite)
- formule de politesse finale (en suivant les marges du texte principal)
- nom et prénom
- signature (en bas au centre ou en bas à droite)
- pièces jointes à mentionner en bas de page à droite (si nécessaire).