Dès 2017, certaines copropriétés vont devoir être immatriculées auprès d’un nouveau registre national. Copropriétés concernées, informations à renseigner, conséquences concrètes pour les copropriétaires… Ce qu’il faut savoir sur l’immatriculation obligatoire des syndicats de copropriété.
Votée fin mars 2014, la loi Alur sur le logement a créé un registre national d’immatriculation des copropriétés. Objectif : mieux connaître l’état des copropriétés pour identifier celles en difficulté plus facilement, en regroupant leurs informations administratives et financières essentielles (nombre de logements, montant du budget prévisionnel, impayés, procédures judiciaires en cours…). En revanche, ce fichier n’a pas vocation à répertorier des informations qualitatives sur l’état du bâti, comme on en trouve dans un état des lieux pour une location (état d’usure, neuf…).
En conséquence, la loi impose désormais l’immatriculation obligatoire des syndicats de copropriétaires par le syndic de l’immeuble. Mais tout le monde n’est pas logé à la même enseigne à cet égard.
La loi prévoit une immatriculation en trois temps pour les immeubles abritant des logements :
– Dès le 31 décembre 2016 pour les copropriétés de plus de 200 lots,
– A compter du 31 décembre 2017 pour les ensembles de 50 à 200 lots,
– A partir du 31 décembre 2018 pour les copropriétés de moins de 50 lots.
Autrement dit, à compter du 1er janvier 2019, la totalité des immeubles en copropriété seront répertoriés dans le registre national d’immatriculation. L’immatriculation est obligatoire indépendamment du type de gestion de la copropriété (syndic professionnel ou bénévole, syndic provisoire, coopérative).
Normalement, la notion de lots désigne ici ce que l’on appelle les lots principaux (logements, commerces, bureaux). Les lots secondaires, comme des caves, garages ou places de parking, ne sont pas compris dans ce calcul. Cette précision figure dans le projet de loi Egalité et citoyenneté examiné actuellement par le Parlement.
Concrètement, pour un ensemble regroupant 250 appartements, le syndicat de copropriétaires doit être immatriculé dès 2017. En revanche, il faudra patienter jusqu’en 2018 pour une copropriété abritant 150 logements, autant de places de parking et 80 caves (380 lots au total, dont 150 principaux).
A savoir : pour les immeubles neufs, l’obligation d’immatriculation s’applique indépendamment du nombre de lots dès le 31 décembre 2016, après la publication du règlement de copropriété et de l’état descriptif de division au fichier immobilier et au livre foncier.
Le syndicat de copropriétaires doit être inscrit dans le registre national. Mais c’est au syndic de se charger de l’immatriculation, dans le cadre d’une prestation entièrement en ligne. Celle-ci est facturée in fine aux copropriétaires (voir plus loin).
Lorsque l’immeuble est mis en copropriété, le notaire accomplit cette démarche. De même, il met à jour le registre lorsqu’il enregistre la vente d’un lot.
Mauvaise nouvelle pour les copropriétaires, le syndic doit leur faire payer la démarche d’immatriculation. Plus précisément, le contrat-type de syndic fait la distinction entre l’enregistrement initial de la copropriété et la mise à jour du registre national :
– Immatriculation initiale : la prestation est facturée en supplément de la rémunération forfaitaire du syndic,
– Mise à jour annuelle ou exceptionnelle : la prestation est intégrée dans le forfait de base. Les copropriétaires ne doivent payer aucune somme supplémentaire à ce titre.
« Lorsqu’il y aura un renouvellement ou un changement de syndic dans l’avenir, l’immatriculation ayant déjà été faite, les syndics devront paramétrer leur offre commerciale pour que les futures mises à jour ne fassent pas l’objet d’une facturation supplémentaire », ajoute le délégué général de l’Unis, Géraud Delvolvé.
Rappel : les procédures d’immatriculation et de mise à jour du registre sont entièrement dématérialisées, ce qui devrait limiter le coût de ces prestations (absence de photocopies ou d’envois de courriers par exemple).
Outre les informations les plus usuelles (nom et adresse de la copropriété, nombre de lots…), les copropriétés doivent fournir des renseignements sur les procédures administratives et judiciaires en cours (danger sanitaire, arrêté de péril, mandat ad hoc, ordonnance de carence…).
Surtout, de nombreuses informations financières sont exigées, dont par exemple :
– Le montant des charges de copropriété courantes
– Le montant des charges pour travaux et opérations exceptionnelles
– La somme des dettes vis-à-vis de fournisseurs
– Le nombre de copropriétaires en situation d’impayés et le montant total de ces derniers
– Le montant dédié au fonds de travaux obligatoire.
Enfin, des données techniques (période de construction, nombre d’ascenseurs, chauffage collectif, individuel ou mixte, énergie utilisée…) sont également requises.
Où trouver le détail des informations à fournir ? L’arrêté du 10 octobre 2016 détaille tous les renseignements exigés pour l’immatriculation des syndicats de copropriété. Ils figurent en annexe de l’arrêté (voir ici).
Compte tenu de la nature des informations fournies, l’accès au registre est limité aux acteurs suivants :
– L’Etat et les établissements publics d’Etat « chargés de la mise en œuvre des politiques de l’habitat et de lutte contre l’habitat indigne et les copropriétés dégradées », comme l’Agence nationale de l’habitat (Anah) par exemple,
– Les collectivités locales et leurs organismes dédiés à la mise en œuvre des politiques de l’habitat. L’accès est limité aux copropriétés de leur territoire,
– Les syndics en cours de mandat et les administrateurs provisoires. L’accès est restreint aux copropriétés dont ils s’occupent,
– Les notaires, pour la consultation de « l’identité » des copropriétés (nom, adresse…).
En outre, tout un chacun pourra consulter le registre national à partir du 1er juillet 2017 afin d’obtenir les noms, adresses, dates de création et nombre et nature des lots des copropriétés. Un annuaire sera mis à disposition sur le site registre-coproprietes.gouv.fr (en ligne à partir du 1er novembre 2016).
Le syndic risque une amende de 20 euros par lot et par semaine de retard s’il ne procède pas à l’immatriculation de la copropriété au plus tard un mois après avoir été mis en demeure de le faire. Cette mise en demeure peut être adressée par un des copropriétaires.
L’amende levée contre le syndic ne peut jamais être facturée aux copropriétaires, du moment qu’il perçoit une rémunération pour ses services.
Surtout, l’absence d’immatriculation prive les copropriétaires de toute subvention publique (Etat, établissements publics, collectivités locales…).
A savoir : à l’occasion de la vente d’un lot, un notaire peut procéder à l’immatriculation d’office de la copropriété si nécessaire, suite à l’envoi d’une mise en demeure au syndic restée sans réponse après un mois.
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