Frais réels : comment calculer la déduction des frais de repas et des frais kilométriques

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Les frais professionnels peuvent faire l’objet d’une déduction fiscale sur-mesure pour le calcul de l’impôt 2017. Une option intéressante à condition de dépasser le montant de la déduction de 10% appliquée automatiquement. Les informations à connaître pour calculer le montant des frais réels à déduire sur les revenus 2016.

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- Frais réels ou déduction fiscale de 10% ?
- Calcul des frais de repas
- Calcul des frais kilométriques
- Autres frais réels déductibles
- Calcul et déclaration des frais réels sur Impots.gouv.fr

Frais réels ou déduction fiscale de 10%, quel choix pour l'impôt 2017 ?

Frais professionnels : déduction par défaut ou option pour les frais réels

Lorsqu'on est salarié, l'administration fiscale permet à chacun de bénéficier d'une déduction fiscale pour tenir compte des frais professionnels pour le calcul de l'impôt sur le revenu en 2017 (IR 2017) :
- soit une déduction forfaitaire de 10% (on parle dans le langage courant d'abattement pour frais professionnels) appliquée par défaut
- soit une déduction des frais nécessaires à l'exercice de la profession du contribuable pour leur montant réel. C'est la raison pour laquelle on parle de frais réels.

L'option pour les frais réels ne présente un intérêt que si les frais professionnels payés en 2016 dépassent 10% de la somme des revenus d'activité et des indemnités ou remboursements pour frais d'emploi versés par l'employeur.

Option individuelle et annuelle dans la déclaration de revenus

Chacun a le droit de choisir le mode de déduction des frais professionnels le plus intéressant selon sa situation, y compris à l'intérieur du foyer fiscal. En d'autres termes, l'option pour les frais réels n'est pas conjugalisée, ni familialisée, elle est personnelle. Exemple : dans un couple avec deux enfants à charge dont l'un travaille, monsieur peut opter pour la déclaration au réel, madame séparément pour la déduction de 10% et leur enfant majeur pour l'option qui lui est la plus favorable.

Ce choix s'effectue dans la déclaration des revenus 2016 pour cette année (cases 1AK, 1BK, 1CK et 1DK) uniquement. Il n'est donc pas définitif : les compteurs sont remis à zéro l'année suivante et le mode de déduction appliqué automatiquement en 2018 sur les revenus 2017 sera la déduction forfaitaire de 10%.

Effectuer une simulation avec et sans déduction des frais réels

Pour savoir s'il vaut mieux conserver la déduction de 10% ou demander à déduire le montant des frais réels, on peut effectuer une simulation à l'aide de l'outil de calcul de l'impôt 2017 anonyme et gratuit mis à disposition sur le site impots.gouv.fr. Il faut alors effectuer deux calculs : un avec et l'autre sans déduction des frais réels.

Repas hors domicile : calcul des frais de repas 2016 déductibles

Pour pouvoir déduire ses frais de nourriture au titre de la déduction des frais professionnels au réel, il faut être en mesure de prouver que l'on est dans l'obligation de déjeuner hors domicile (temps de pause, distance domicile-travail important) et que l'on supporte des frais supplémentaires de nourriture par rapport à un repas pris à la maison.

Attention ! Le fait d'opter pour les frais réels implique aussi d'ajouter au salaire net imposable en bas du bulletin de paie de décembre le montant des indemnités de repas versées par l'employeur, si ce dernier prend en charge une partie des dépenses.

Calcul en l'absence de restaurant d'entreprise et de titres restaurant

Tout salarié contraint de déjeuner hors domicile et ne disposant pas de restaurant collectif mis à disposition sur son lieu de travail ou à proximité (ou pour cause de temps de pause méridienne insuffisant) peut déduire ses frais de repas, mais pas en totalité.

Les frais déductibles réellement pris en compte sont égaux à la différence entre le montant payé pour le repas et le prix d'un repas pris à la maison, fixé à 4,70 euros par le fisc pour la déclaration 2017.

Exemple de calcul pour un salarié à temps plein (218 jours travaillés par an) :

Frais de restaurant : 12 euros par midi
Valeur fiscale d'un repas à domicile : 4,70 euros
Montant des frais de repas déductibles par jour : 12 - 4,70 = 7,30 euros
Montant total annuel des frais de nourriture déductibles : 7,30 x 218 = 1.591,4 euros arrondis à 1.591 euros

Ce mode de calcul s'applique à condition de disposer de « justifications complètes et précises » exige le fisc. Dans le cas contraire, « l'existence de frais supplémentaires de repas est présumée et les frais supplémentaires sont évalués à 4,70 euros par repas ». Cela vaut aussi pour l'exemple suivant.

Calcul en l'absence de restaurant d'entreprise et avec titres restaurant

Lorsque le salarié, dans les mêmes conditions d'éloignement de son domicile et ne disposant pas de service de restauration collective, bénéficie de titres restaurant (Ticket Restaurant, Chèque Déjeuner, Chèque de Table, Pass Restaurant Sodexo), la somme qu'il peut déduire au titre des frais de repas ne représente que les sommes restant à sa charge au-delà de la valeur du repas à domicile. Il faut donc exclure la contribution de l'employeur au financement du titre restaurant (soit 50 à 60% de son montant) du calcul.

Exemple de calcul pour un salarié à temps plein (218 jours travaillés par an) :

Frais de restaurant : 12 euros par midi
Valeur fiscale d'un repas à domicile : 4,70 euros
Valeur du titre restaurant : 9 euros
Part employeur du titre restaurant (contribution de 50%) : 4,5 euros
Montant des frais de repas déductibles par jour : 12 - 4,70 - 4,50 = 2,80 euros
Montant total annuel des frais de nourriture déductibles : 2,80 x 218 = 601,4 euros arrondis à 610 euros

Peut-on déduire les frais de cantine d'entreprise ?

Les frais de repas pris en cafétéria ou en restaurant collectif d'entreprise (ou d'administration pour la fonction publique) sont déductibles selon le même principe : seuls les frais de nourriture hors foyer au-delà de 4,70 euros peuvent être pris en compte.

Exemple de calcul pour un fonctionnaire à temps plein (218 jours travaillés par an) :

Frais de repas : menu à 9 euros
Valeur fiscale d'un repas à domicile : 4,70 euros
Montant des frais de repas déductibles par jour : 9 - 4,70 = 4,30 euros
Montant total annuel des frais de nourriture déductibles : 4,30 x 218 = 937,4 euros arrondis à 937 euros

Frais kilométriques : usage professionnel du véhicule et trajet domicile-travail

L'utilisation d'un véhicule personnel (voiture, moto, scooter) peut faire l'objet d'une déduction au titre des frais réels :
- à raison d'un seul aller et retour par jour dans le cadre du trajet domicile-travail. Sauf cas particuliers, la déductibilité n'est admise par le fisc que dans la limite d'une distance parcourue de 40 kilomètres (km) entre la maison et le lieu de travail, soit 80 km quotidiens maximum.
- pour l'usage du véhicule du salarié à des fins professionnelles.

Barèmes et outils de simulation sur impots.gouv.fr

Dans les deux cas, le fisc publie chaque année des barèmes destinés à évaluer les frais d'automobile ou de deux-roues (appelés barèmes kilométriques) et met à disposition un outil de calcul destinés à effectuer une simulation du montant des frais kilométriques. On notera que le barème kilométrique 2017 est plafonné tant pour la puissance fiscale des voitures (à 7 chevaux fiscaux) que des deux-roues (5 CV). Les utilisateurs de véhicules puissants sont donc pénalisés : par exemple, un Volkswagen Tiguan 2.0 TSI 180, dont la puissance fiscale est de 11 CV, est pris en compte de la même façon que le modèle 1.4 TSI 125 Trendline à 7 CV de puissance fiscale alors qu'il consomme davantage de carburant et qu'il coûte plus cher à assurer.

Les barèmes de l'administration fiscale prennent en compte (quel que soit leur montant effectif) :
- la dépréciation du véhicule
- les frais de réparations et d'entretien
- les dépenses de pneumatiques
- la consommation de carburant
- les primes d'assurance

Mais ils ne tiennent pas compte :
- des frais de stationnement (parcmètres, parking)
- des frais de péage d'autoroute
- des intérêts annuels d'un crédit auto

Ces dépenses peuvent donc faire l'objet d'une déduction en plus des frais kilométrique issus du barème, à condition de pouvoir être justifiées.

Il est possible de ne pas utiliser le barème kilométrique. Une liberté déclarative à vos risques et périls : les services des impôts exigent que le montant total des frais déductibles (hors frais non pris en compte dans le barème) soient compris dans une limite égale au montant obtenu... par l'utilisation du barème pour un véhicule de 7 CV (5 CV pour une moto).

Aide au calcul des frais réels kilométriques : exemples avec des voitures parmi les plus vendues

Le calcul à effectuer dépend de deux critères : la puissance fiscale (ou puissance administrative) du véhicule et la distance parcourue. En fonction des variables utilisées, la formule de calcul diffère, comme le montrent les différents exemples ci-dessous réalisés avec des modèles d'automobiles figurant parmi les plus vendus en France (TOP 20 des voitures neuves 2016) :

- Distance parcourue de 4.500 km avec une Peugeot 2008 1.6 BlueHDi 120 ch Crossway S&S (6 CV)
montant des frais kilométriques : 4.500 x 0,568 = 2.556 euros

- Distance parcourue de 6.000 km avec une Peugeot 208 1.6 BlueHDi 75ch Active Business S&S 5 portes (3 CV) :
montant des frais kilométriques : (6.000 x 0,245) + 824 = 2.294 euros

- Distance parcourue de 8.000 km avec une Renault Clio 1.2 16v 75ch Zen 5 portes (4 CV) :
montant des frais kilométriques : (8.000 x 0,277) + 1.082 = 3.298 euros

- Distance parcourue de 25.000 km avec un Dacia Duster 1.2 TCe 125ch Silver Line 4X2 (7 CV) :
montant des frais kilométriques : 25.000 x 0,401 = 10.025 euros

Liste d'autres frais réels déductibles

En plus des frais de repas hors foyer et des frais d'usage du véhicule personnel à des fins professionnelles, il existe nombre de dépenses déductibles au titre des frais réels (liste non exhaustive) :

- Frais de voyages ou de déplacements professionnels (transport, nourriture, hébergement)
- Frais de vêtements spéciaux : frais d'achat (uniforme, bleu de travail, blouse, etc.) et d'entretien en cas de travaux très salissants, sous réserve de produire des justificatifs sur demande
- Frais de déménagement sous conditions
- Frais de documentation professionnelle : dépenses engagées pour se perfectionner dans l'exercice de sa profession (ouvrages professionnels, frais d'abonnement à des revues professionnelles, etc.)
- Frais de double résidence (sauf pour convenance personnelle)
- Frais de stage de formation professionnelle pour un salarié ou un chômeur inscrit à Pôle emploi (sous conditions)
- Dépenses consenties pour l'obtention d'un diplôme ou d'une qualification professionnelle, à l'exception des charges de remboursement (capital + intérêt) d'un prêt étudiant
- Cotisations syndicales et cotisations salariales au CE (comité d'entreprise) : dans ce cas, on ne peut pas prétendre à la réduction d'impôt égale à 66% des sommes versées (règle de non-cumul des avantages fiscaux)
- Dépenses au titre des locaux professionnels ou si l'employeur ne met aucun bureau ni local à disposition du contribuable pour exercer son métier (déduction limitée à une quote-part du loyer, des frais d'entretien et/ou de chauffage correspondant à la pièce du logement servant de bureau)
- Achat d'ordinateur : dépenses prises en compte en cas d'achat personnel et d'usage professionnel partiel ou en totalité. Seule la dépréciation de la valeur du PC est alors déductible à raison d'un amortissement par tiers sur 3 ans.

Calcul et déclaration des frais réels sur Impots.gouv.fr

Pour déclarer ses frais réels en ligne, il faut utiliser un module spécifique de déclaration.

Etape 1
Dans la rubrique "Traitements, salaires", il faut cliquer sur le bouton "option frais réels". Une fenêtre spécifique apparaît.

Etape 2
En présence de frais de déplacements, cocher la case « oui »
Indiquer le choix d'utiliser le barème kilométrique « oui » ou « non »
Si oui, il faut choisir dans les différents menus déroulants le nombre de véhicules, le type, la motorisation (type de carburant : essence, diesel) et la puissance administrative).

Etape 3
Il faut alors saisir le nombre de km parcourus dans l'année 2016 à droite dans le champ prévu à cet effet ainsi que les éventuels autres frais de déplacement dans une case dédiée (le détail de ces frais est à renseigner dans le champ « Détail » en bas de la page).

A noter : il est possible de reporter toutes les informations saisies en 2016 en vue soit de les valider, soit de les mettre à jour.

Une fois toutes ces informations saisies, le calcul des frais réels s'effectue automatiquement.

Etape 4
Enfin, il faut cliquer sur le bouton valider qui permet reporter le total des frais réels en case 1AK, 1BK...
Attention ! Si plusieurs membres du foyer fiscal optent pour les frais réels, il faut répéter l'opération pour chacun des déclarants.

 

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