Charges locatives récupérables sur le locataire : liste, paiement et régularisation


Les propriétaires bailleurs ont la faculté de faire payer certaines dépenses à leurs locataires. Mais quelles sont les charges locatives imputables au locataire ? Comment sont-elles payées et comment procéder à leur régularisation ? Explications.

Sommaire

Principe des charges récupérables
La liste des charges locatives
Le paiement des charges récupérables par le locataire
La régularisation annuelle des charges locatives

Principe des charges récupérables

Au cours d’une location, un bailleur doit assumer de nombreux frais et charges de copropriété. Néanmoins, certaines dépenses sont récupérables sur le locataire : le propriétaire s’en acquitte dans un premier temps avant de se faire rembourser par l’occupant du logement.

Attention toutefois, toutes les dépenses du bailleur ne sont pas récupérables sur le locataire. Les charges de copropriété qu’il peut déduire de ses revenus fonciers n’entrent pas dans cette catégorie par exemple. De manière générale, il faut distinguer les dépenses qui bénéficient in fine au locataire (nettoyage et éclairage des parties communes, entretien de l’ascenseur, etc.) de celles qui profitent directement au bailleur, comme les honoraires du syndic de copropriété par exemple.

Les charges locatives correspondent ainsi à trois grandes catégories de dépenses :

– Les services liés au logement et à l’immeuble : consommation d’eau, d’électricité, de gaz, entretien des éléments d’équipements collectifs (ascenseur, chaudière collective, etc.) ;
– Les dépenses d’entretien et de réparations locatives dans les parties communes de l’immeuble ;
– Les taxes locatives (taxe ou redevance d’enlèvement des ordures ménagères par exemple).

Les charges locatives récupérables sont les mêmes quel que soit le type de location : vide, meublée* ou logement social.

*Applicable aux baux signés depuis le 27 mars 2014

La liste des charges locatives

Les charges récupérables sur le locataire sont définies précisément dans la loi. Seules les dépenses listées dans le décret du 26 août 1987 sont admises comme des charges locatives (voir la liste ici). C’est à ce décret que doit se référer un bailleur en cas de doute : si les frais qu’il cherche à se faire rembourser n’y figurent pas, il doit les payer de sa poche.

Parmi les charges qui incombent aux locataires figurent notamment :

Pour les ascenseurs et monte-charges : dépenses d’électricité, visites de contrôle, fourniture de produits et de matériel d’entretien, petites réparations dans la cabine ou les paliers, etc. ;
Pour l’eau et le chauffage : dépenses d’eau individuelles, dépenses collectives pour l’entretien des parties communes (intérieures et extérieures), entretien courant des installations techniques (nettoyage, graissage…), visites de contrôle, fourniture d’énergie ou de combustible, etc. ;
Pour l’entretien des parties communes et espaces extérieurs : salaires du personnel d’entretien, produits ménagers et d’entretien, dépenses de jardinage, etc. ;
Pour les impôts : taxe ou redevance d’enlèvement des ordures ménagères, taxe de balayage, redevance d’assainissement.

A savoir : Le décret du 26 août 1987 n’a connu que peu de modifications depuis sa publication. Certains points de ce texte réglementaire s’avèrent désormais obsolètes, tandis que d’autres manquent de précision. C’est pourquoi la question des charges locatives fait l’objet d’une jurisprudence foisonnante.

Le paiement des charges récupérables par le locataire

Le locataire peut s’acquitter de ses charges de deux façons. Le bailleur peut ainsi lui demander des paiements ponctuels sur présentation des justificatifs nécessaires, comme des factures par exemple.

Traditionnellement, les propriétaires privilégient le versement de provisions pour charges, mensuelles ou trimestrielles. Pour ce faire, ils doivent cependant procéder à une régularisation annuelle des charges.

La régularisation annuelle des charges locatives

Principe et démarche du bailleur

La régularisation des charges permet de s’assurer que le locataire s’acquitte de ce qu’il doit, ni plus ni moins. Elle s’effectue en comparant les provisions pour charges versées durant l’année écoulée et les dépenses effectivement supportées par le bailleur dans le même temps.

A partir de là, deux situations peuvent se présenter :

– Les provisions excèdent les charges locatives réelles : le bailleur doit restituer le trop-perçu au locataire ;
– Les charges réelles sont plus importantes que les provisions : le propriétaire peut demander un complément au locataire et augmenter les provisions sur la base du budget prévisionnel de la copropriété.

A savoir : Bailleur et locataire(s) peuvent s’entendre pour établir un montant de charges forfaitaires avant de signer le bail de location. Dans ce cas, il n’y a pas de régularisation annuelle et le montant demandé est décorrélé de celui des charges réelles. Le recours à la forfaitisation des charges n’est toutefois autorisé que dans le cadre d’une colocation ou d’une location meublée.

Un mois avant la régularisation annuelle, le bailleur doit adresser le décompte des charges au locataire, par courrier ou par mail. Lorsque la location se situe dans une copropriété*, le mode de répartition des charges inscrit dans le règlement de copropriété doit également être transmis. Enfin, le locataire doit aussi être informé des modalités de calcul des charges de chauffage et de production d’eau chaude sanitaire collectifs le cas échéant.

Le bailleur doit tenir les pièces justificatives des charges récupérables (factures, etc.) à disposition du locataire pendant six mois après l’envoi du décompte des charges. Dans un immeuble en copropriété, le syndic peut être chargé de cette mise à disposition, si le copropriétaire bailleur intervient auprès de lui en ce sens.

*Dans un immeuble appartenant à un seul propriétaire, ce dernier doit établir lui-même une répartition des charges équitable et la transmettre aux locataires.

Régularisation tardive

La régularisation des charges doit théoriquement intervenir dans l’année de leur exigibilité. Il reste néanmoins possible de procéder à une régularisation tardive. La loi Alur sur le logement limite à trois années la récupération des charges locatives, contre cinq années auparavant.

Suite à une régularisation tardive, si le locataire doit payer un supplément, il peut demander à étaler le paiement des arriérés de charges sur douze mois.

A savoir : Au départ du locataire, un copropriétaire bailleur peut bloquer 20% du dépôt de garantie en attendant l’arrêt des comptes de la copropriété. Il devra lui restituer cette somme dans un délai d’un mois après l’approbation des comptes.